Вопрос специалисту LMS: Наталья Струцинская

В нашей новой рубрике «Вопрос специалисту LMS» мы обсудили с ассистентом генерального директора Группы компаний «ЛМС» Натальей Струцинской перечень ежедневных задач, используемые инструменты в работе и правильную расстановку приоритетов.

— Что входит в перечень ваших ежедневных задач?

Перечень задач ассистента генерального директора в каждой компании индивидуальный и функционал абсолютно разный. То, что объединяет практически всех – это работа в многозадачном ритме, вечном аврале и цейтноте. 

Одной из основных моих задач является организация и обеспечение документооборота. Вся документация, направляемая на подпись генеральному директору, тщательно анализируется на соответствие требованиям регламента нашей компании. Перед подписанием указываются ключевые моменты, на которые стоит обратить внимание, затем документы подписываются и направляются на объекты.

Также в перечень моих обязанностей входит взаимодействие с заказчиками в рамках наших строящихся объектов, что включает в себя тесное взаимодействие с юридическим отделом. В этой связи должным образом готовится документация, ведется деловая переписка и организационная деятельность.
Соответственно, я всегда в курсе всех ключевых событий, которые происходят в компании, потому что все они проходят через меня.

Помимо работы с заказчиками — это также взаимодействие с банками в рамках действующих договоров, что также включает в себя подготовку и направление документации, ведение деловой переписки и организацию необходимых мероприятий.

— Какие инструменты вы используете для обеспечения эффективной работы гендиректора

Инструментов для эффективной работы много, но я бы выделила следующие:

1. Масштабность мышления.
   Архиважным в работе является способность мыслить стратегически — для этого требуется четкое понимание работы компании. Необходимо знать нюансы, как устроены процессы внутри, знать специфику работы организации, досконально понимать её политику, ценности, миссию и вектор развития.
    
2. Правильная расстановка приоритетов.
   Помочь руководителю отгородиться от отвлекающих факторов и сосредоточиться только на самых срочных вопросах и наиболее производительной деятельности. Для этого потребуется способность рационального тайм-менеджмента и умения выделять приоритетные задачи.
   Важно четкое видение стратегических целей организации. Нельзя расставить приоритеты в решении поставленных задач, если нет четкого понимания общих целей и правил, которыми нужно руководствоваться.
    
3. Современные технологии.
   Безусловно, внедрение электронного документооборота (ЭДО) значительно облегчает работу с подписанием и согласованием документов, экономит рабочее время и ресурсы, которые можно использовать в решении других важных задач.
   
   Мы в компании уже внедрили систему ЭДО, а также получили усиленную квалифицированную электронную подпись для автоматизации данного процесса. Самое сложное — это наладить механизм работы в системе на всех наших объектах, расположенных в разных регионах страны от Калининграда до Хабаровска. Но тем не менее, это задача выполнимая. Переход произойдет не за один день, но время и существующие тенденции диктуют нам свои правила.